能源管理体系的建立一般按如下步骤进行,即:领导决策与准备——范围界定——初始能源评价——体系策划——能源管理体系文件的编制——体系运行——内部审核和管理评审。

1、领导决策与准备

(1)管理者的承诺

国家对能源管理工作越来重视,各省市已将节能减排的任务分配到了重点用能单位,面对繁重的节能任务,很多重点用能单位的最高管理者亲自负责节能减排工作,这对建立能源管理体系是非常有利的。但节约能源这一责任具有很强的社会性,仅仅靠方针目标是不够的,管理者的承诺对于建立和实施能源管理体系至关重要,能源管理体系的建立应该是始于管理承诺。最高管理者应对建立、实施、保持和持续改进能源管理体系做出承诺,包括贯彻执行适用的法律法规,将能源方针目标作为企业发展方向和战略目标的组成部分,传达节约能源的重要性,增强全员节能意识,进行管理评审和配备适宜资源。并由最高管理者明确本企业导入能源管理体系的意图和应用范围。

(2)任命管理者代表

能源管理体系的建立和实施是一个系统工程,涉及到企业各个方面的工作,本体系要求最高管理者应任命一个管理者代表来负责体系的管理工作,管理者代表有如下职责:确保按照国家标准的要求,协助最高管理者建立、实施和保持能源管理体系;向最高管理者报告能源管理体系的运行情况;提出改进建议;负责与能源管理体系有关的外部联系,故管理者代表应是企业中具有相当级别的管理者,建议由分管副总经理(副厂长)担任。

(3)提供资源

最高管理者应授权管理者代表组建一个机构或班子来建立能源管理体系,其初期的任务是进行初始能源评审,以及建立体系后的日常工作。能源管理机构的设置,以管理者代表为首的能源管理委员会,或节能小组。

最高管理者还需要为体系的建立和保持提供其他资源,如时间、办公条件、信息、资金、人力等,特别应保证充分的资金来用于管理方案的实施。

2、范围界定

对于企业的能源管理体系而言,其管理的对象是企业的生产过程、产品和服务中的能源因素,因此能源管理体系的范围宜是一个覆盖企业的所有过程、产品和服务,并涉及组织职责和权限、现场区域、地理边界等要素的集合,通常应根据企业的特点,综合考虑以下方面。

(1)企业的活动范围

企业的活动范围即企业的活动领域,包括与企业的产品实现和服务提供有关的活动,包括管理活动(如办公场所和办公车辆)、产品和服务实现活动(电气运行、维修车间、公用工程)和生活活动(职工食堂、浴室等)等。

(2) 企业的管理权限范围

管理权限范围即已确定的企业的职责和权限界限,包括承担企业活动职能并处于一定区域的企业单元,如各职能部门、岗位以及临时性的组织机构,如项目工程部等。通常该权限范围还应符合法律法规中已明确界定其责任的许可范围。当企业的体系范围所覆盖的活动与其他企业存在管理上的接口时,如集团公司与下属矿厂存在管理接口的项目时,必要时,应明确组织职责的输入与输出的界限。

虽然能源管理体系管理的是企业本身的能源消耗,但企业的能源供应商会对企业的能源消耗产生影响,因此,应包含在能源管理体系的范围内;至于承包商,如果对企业的能源消耗有直接影响,也应包含在能源管理体系范围内。

(3) 企业的现场区域和地理边界

企业的现场区域和地理边界即在企业管理控制下进行活动的所有场所,该场所可能是固定场所、临时场所和流动场所。包括,如:

①生产、动力现场;

②原辅材料、中间产品和最终产品的贮存场所;

③企业所需的设备和各类基础设施所处的位置和现场;

④企业管理权限所及的责任边界或接口;

⑤服务涉及场所的地域范围;

⑥与能源因素相关的控制边界;

⑦企业统一管辖下从事相似活动的多个场所。

(4)法律法规的要求

适用于煤炭行业的能源法律法规要求覆盖企业的活动、人员、各类设施、设备、现场区域等各个方面。在确定范围时,应充分考虑到源自各个方面的法律法规要求,以确定企业的能源管理体系在确保企业的合规性方面的有效性。

(5)企业的产品和服务范围

企业的产品和服务范围可能涵盖一个或多个产品和服务,在确定范围时,通常要考虑不同产品和服务及其与之相关的能源因素,当不同的产品和服务实现活动中的能源因素相互关联且不可分时,应防止将与某些产品和服务提供相关的活动剥离在范围之外,如在企业辖区内同处于一个供应系统或辅助系统下的各类产品和服务的实现活动。

(6)财务边界和运行边界

为了以清晰、可验证和长期一致的方式统计能源消耗,企业应详细分析其经营状况以确定和财务会计边界一致的范围。

企业边界确定后,再确定能源管理体系的运行边界。企业应识别确定的企业边界覆盖下的导致能源消耗的所有活动和运行。

3、初始能源评审

初始能源评审是建立能源管理体系的基础,通过现场观察和历史数据对企业的能源使用情况和生产工艺过程做一般性的调查,初始能源评审包括两部分:一是能源管理调查,二是能源技术调查,这对发现明显的能源浪费和在短期内提高能源效率的简单措施是非常有用的。初始能源评审的结论将作为建立和评价组织的能源方针、制定目标指标和管理方案、确定优先事项、编制体系文件的基础。

初始能源评审的内容:

1、明确适用于企业的法律、法规、标准和其他要求。

2、确定产品、过程和服务中的能源因素,评价出那些对节能具有重大影响和责任的能源因素,即优先控制的能源因素。

3、评审现有的能源组织结构、职责划分以及现有能源管理制度的有效性。

4、法律法规的符合性评价:即评价企业的行为与相关的法律法规、政策、标准、实施规范等的符合程度。

5、企业现行的管理制度、操作规程、程序规范的适用程度。

6、对以往不符合法律法规的事件进行调查研究而取得的反馈信息和结论。

7、现行的能源利用效率。

8、节能方面的先进经验和做法。

9、企业的其他体系中有利或不利于节能行为和能源管理的职能或活动。

4、体系策划

能源管理体系是一个复杂的系统工程,在着手建立体系前进行充分有效的策划,对建立一个适用的、有效的、可操作的、符合标准要求的管理体系是非常重要的。通常来说,体系策划包括能源管理标准的如下要素:能源方针;能源因素;法律法规、标准及其他要求;基准与标杆目标和指标;能源管理方案。

5、能源管理体系文件的编制

能源管理体系是一套根据企业的特点和满足标准要求的文件化的能源管理制度和方法。制定体系文件是企业建立、实施和保持能源管理体系并保证其有效运行和持续适用的基础性工作,也是企业达到预定的能源管理目标、评价与改进体系、实现持续改进的必不可少的依据。体系文件不是一成不变的,它需要随着体系的运行不断地进行修订和完善,以保证体系文件的持续有效。能源管理体系文件是企业内部的管理制度,在使用前需进行反复的评审和修订,最后经最高管理者批准后才可正式发布。

6、体系试运行

体系运行是一个长期的持续过程,体系文件正式发布后,体系即进入试运行阶段,即企业要按所建立的体系手册、程序文件和作业指导书的规定,整体协调运作,并记录有关信息。试运行的目的是要在实践中检验体系的充分性、适用性和有效性。企业应加强运作力度,努力发挥体系本身具有的各项功能,及时发现问题,找出原因,纠正不符合,对体系包括体系文件进行修订、调整,以尽快度过磨合期。

7、内部审核和管理评审

体系运行一段时间后,企业应作好准备检验体系是否符合标准的要求。试运行期间进行的第一次内审的策划是很重要的,最好是管理者代表亲自策划,并要接受内审员的审核,各级管理者特别是最高管理者均应接受审核,检验是否充分履行了文件中规定的职责;内审是由内审员承担的,内审员是否称职关系到内审的质量和有效性,所以内审员应经过咨询机构的培训,具有相应的知识、技能和能力,一般来说第一次内审最好请咨询机构进行现场指导,使内审员在实践中掌握内审方法、技巧。为了提高内审水平,管理者代表可以在策划审核方案时策划多次内审。

在内审结束后,企业的最高管理层应进行管理评审,管理者代表收集汇总整体运行的各方面信息,各层级管理者对管辖范围内体系运行情况进行评审也是一个好的方法,这些材料可以作为最高管理者进行管理评审的补充,以确保体系的持续、充分和有效,并持续改进。管理评审应包括如下方面:

①能源方针的适宜性;

②目标指标的完成情况;

③能源消耗情况和能源利用效率;

④内审结果;

⑤针对客观情况的变化,需要改进的方面,如能源基准和标杆是否要调整;

⑥职责划分的合理性和资源配置的充分性;

⑦体系新的发展动向。

评审结论应形成文件,实施必要的沟通和后续改进活动。

对于拟定实施第三方认证的企业,最高管理者可根据管理评审结论决定是否申请第三方认证审核,要注意,如果要申请第三方认证,体系运行至少6个月,且所有要素完整运行一轮后方可申请。